Compte rendu du comité des fêtes du 06-07-17

Compte rendu de la réunion du 6/7/17  

Ouverture de la séance à 20 h 30

Ordre du jour :

  • Incident avec APE
  • Vide grenier de septembre
  • Bilan du feu de la ST Jean édition 2017
Incident avec APE
Les membres de l’APE reconnaissent leur tort d’avoir utilisé sans prévenir le local du comité des fêtes . Celui-ci a été utilisé pour y abriter du matériel au cas où il aurait plu, le local APE étant situé trop loin à coté de l’école : à cet effet le préau suffisait largement  pour protéger tout matériel de la pluie.
Emmanuel Trolong  a rappelé à l’un des membre de l’APE de ne pas utiliser le local réservé au comité des fêtes, pour lequel des travaux ont été entrepris par la commune et la remise en état (calfeutrage, nettoyage) par les membres.  Si l’APE veut un local sous le préau, il faudra que les membres de l’APE le demande à la mairie  et le nettoie comme il faut avant tout travaux éventuels. 
Le vide grenier est programmé le 17/09/17
A l’ouverture dès 7H30 du café devra être fait : 1 café offert aux participants
Clôture à 18H00
La « baraque à Frite » a été réservée par Christine Heckel  pas besoin de s’occuper de la nourriture
Tarif pour les exposants : 3 euros le M linéraire et 10 euros pour  4 M
Boissons : café 1 euro gâteau fait par les membres 1 euro
En conséquence: prévoir un affichage des tarifs (sous le préau et bien visible)
Matériel à vérifier  :
Couteaux, plats
Papier sulfurisé ou plastique fin 
Assiettes et couverts plastiques disponibles (inventaire)
Boissons : Inventaire à faire à revoir en septembre (prévoir davantage d’eau)
Bilan Feu de la Saint Jean
Le feu de la St Jean est une réussite grâce aux membres clés du comité et à certains de leur proches que nous remercions  , malgré une baisse de participation. Cette baisse s’explique en partie à cause d’événements festifs de plus grande ampleur dans des localités voisines (Fête de la musique Le Molay Littry, Médiévales Bayeux). Un grand Merci à Jean Luc Heckel pour le bois car sans sa collecte  il n’y aurait pas eu de feu malgré nos appels à contribution en début d’année auprès de habitants du village (il y a eu pourtant beaucoup de taille de bois sur Crouay !) 
Toutefois Emmanuel Trolong et Christine Heckel signalent : 
(1)  des problèmes d’organisation liés à l’absence récurrentes de membres du comité
(2) un manque d’information des habitants de Crouay qui peut être corrigé (Flyers collés sur chaque coté des boites aux lettres par ex)
La faute n’incombe pas à la présidente ou aux personnes qui se sont rendues disponibles, c’est l’absence des personnes devant être présentes aux réunions et aux événements prévus qui ne permet pas de gérer correctement leur déroulement : de ce fait tout est précipité à la dernière minute.
En l’occurence Emmanuel Trolong se plaint :
– d’avoir du assurer une surveillance trop importante à un moment donné de cette soirée ne lui permettant pas de pouvoir en profiter  (locaux ouvert à surveiller , caisse buvette  , arrosage de la pelouse autour du feu , café à faire, sono..
– manque de matériel (il faut faire un inventaire précis du matériel indispensable)
Emmanuel Trolong a ajouté qu’il ne pourrait pas poursuivre dans ces conditions  et a rédigé un e-mail destiné aux membres du comité pour
– faire le point sur leur souhait de poursuivre ou non 
– lister les obligations qui incombent à chacun
– trouver de nouveaux membres plus volontaires
Christine Heckel n’a pas souhaité le diffuser de crainte de froisser les « membres actifs ».
Les membres présents souhaitent redonner une chance au comité et  faire le point courant septembre….rendez-vous pris (sauf le 4 et le 11 pour Emmanuel Trolong  )
Recette 980,80 euros 
Dépenses connues 782,14
Le bénéfice ne peut pas être arrêté tant que l’inventaire du stock restant n’est pas compté. (Reste du stock à restituer ou payer à Super U)
Céline et Christine le feront (si besoin E Trolong est disponible un soir)
A priori il n’y a pas de bénéfice ou peu.
La marche du 24 juillet est annulée (E Trolong est indisponible) : toutefois toute personne qui le souhaite peut l’organiser, E.Trolong  peut néanmoins  distribuer les flyers d’ici là.
Pistes d’amélioration 
Il a été évoqué par Christine une programmation annuelle des événements (planning)
Une fiche de poste à définir pour les membres par Céline pour un événement donné.
Il faut faire un inventaire précis du matériel indispensable pour tout événement.
Fin de la séance à 22 h

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